Configureren dagboek oplossing boven jouw AFAS omgeving

Stap 1: App connector aanmaken

Zie https://youtu.be/lWP8CEgIu9U voor een video over het aanmaken van de app connector.

1. Maak een app connector aan (https://help.afas.nl/help/nl/se/120718.htm) en gebruik hiervoor de volgende instellingen:
   
1. Naam: OrangeCubes - Dagboek, gebruik dezelfde naam voor de token.
2. Maak een nieuwe gebruikersgroep op basis van App Connector-naam
   
3. Hou Automatisch een token generen aan zodat je deze direct kan kopiëren
   
2. Importeer de GetConnectoren die in de bijlage van dit artikel te vinden zijn. Deze staan helemaal onderaan.
   
3. Voeg de volgende updateconnectoren toe:
   
1. Declaratie InSite - HrDeclarationInSite
   
2. Loonmutatie - HrCompMut
   
3. Nacalculatie - PtRealization (Indien je gebruik gaat maken van de urenboek module)
4. Stel voor de app connector de volgende filter autorisatie in zodat we alle gegevens kunnen ophalen
   
1. Alle medewerkers (HRM > Medewerker > Medewerker (MSS) > Filters
   
2. Alle organisatorische eenheden (HRM > Organisatie > Werkgever > Filters
   
3. Alle werkgevers (HRM > Organisatie > Organisatorische eenheid > Filters

Aanpassen Getconnector voor jouw AFAS omgeving

1. GetConnector HomeWorkDistance
   
1. Deze connector wordt gebruikt voor het ophalen van de woon-werk afstanden die op een looncomponent zijn vastgesteld. Filter op de juiste looncomponenten nummers. Hou hierbij rekening dat er verschillende CAO's kunnen zijn met verschillende componentnummers.
   
2. GetConnector DepartmentAndJobTitles
   
1. Deze connector kan worden aangepast met een vaste standplaats die hoort bij een functieregel. Het veld StandardHomeWorkLocation kan worden vervangen met een eigen veld. Dit veld moet een verwijzing naar het bestand locatie zijn. Deze locatie dient vervolgens ook voor te komen in de GetConnector locations.

Stap 2: AFAS instellen

Zie https://youtu.be/-RQY1kJEBN4 voor het instellen van AFAS in de dagboek applicatie en het koppelen van de Get Connectoren

1. Navigeer naar de dagboek applicatie en log in met de credentials die je vanuit OrangeCubes hebt ontvangen:
   
1. dagboek.orangecubes.nl voor de productieomgeving
   
2. dagboek-accp.orangecubes.nl voor de acceptatieomgeving
   
2. Ga naar beheer, AFAS instellingen en klik op de omgeving.
   
3. Vul de omgevingsgegevens in:
   
1. Omschrijving - Productie, test of acceptatie omgeving
   
2. Vink het type omgeving aan (Productie, test of acceptatie)
3. Jouw omgevingsnummer
   
4. Plak de hele XML-token die je vanuit AFAS hebt gekopieerd in het veld Token
4. Sla de instellingen op door te klikken op Actief maken.
5. Stel vervolgens in hoe je wilt dat de autorisatie wordt ingesteld, op basis van afdelingen of formatieverdelingen. Wanneer iemand als leidinggevende in het organigram staat, zal deze persoon automatisch de rol Manager krijgen.
6. Stel vervolgens in hoe je wilt dat datums worden ingestuurd op de declaratie, dit zijn de opties:
   
1. BookingDateAsDaTi - Hierbij wordt de datum van de reis of onkosten als boekingsdatum aangehouden. Als men in het verleden boekt zal dit resulteren in TWK mutaties.
   
2. CreationDateAsDaTi - Hierbij wordt de instuurdatum van de reis of onkosten als boekingsdatum aangehouden. Als men in het verleden boekt zal dit worden meegenomen in de periode van de instuurdatum.
   
7. Koppel de GetConnectors aan de juiste tabellen in de applicatie. Dit proces is momenteel handmatig. Onderstaande tabel geeft de koppelingen weer.
8. Wanneer alle GetConnectoren gekoppeld zijn, klik op opslaan en vervolgens op Ververs alle gegevens. Afhankelijk van de grootte van jouw organisatie kan dit even duren. Zodra het proces klaar is zal de lader verdwijnen.
   

Stap 3: Google instellen en algemene instellingen

Zie https://youtu.be/OEdgTUgMPiw voor een video over het instellen van Google

1. Stel de Google API key in met behulp van het volgende artikel https://support.orangecubes.nl/portal/nl/kb/articles/instellen-google-api-key-voor-reisdeclaraties
   
2. Kies vervolgens welke landen beschikbaar moeten zijn voor zoekopdrachten van de google auto complete functie. Dit is de functie die gebruikers helpt in het zoeken naar locaties.
   
3. Stel optioneel de volgende instellingen in op het tabblad algemeen:
   
1. Meerdere dienstverbanden toepassen.
   
2. Het blokkeren van mutaties in het verleden.
   
3. Het blokkeren van mutaties op dagen uit de sluitingsdagentabel.
   

Stap 4: Thema instellen

Zie https://youtu.be/vqJVf8MKuAY voor een video over het instellen van het thema.

1. Ga naar het tabblad thema.
   
2. Geef bepaalde kleuren in.
   
3. Upload een logo.
   
4. Klik op opslaan om direct de resultaten te zien.

Stap 5: Workflow maken & Profiel

Zie https://youtu.be/boDlWu_wYEQ voor een video over het instellen van de workflows.

Zie https://youtu.be/p-kPaKwWucI voor een video over het instellen van profielen.

Workflow aanmaken

1. Ga naar AFAS en navigeer naar het type dossieritem Medewerker Declaratie.
   
2. Maak een nieuwe workflow aan genaamd Orangecubes - Declaratie.
   
3. Stel de volgende zaken in:
   
1. De taak die binnenkomt bij functioneel beheer (In het geval dat er iets mis gaat).
   
2. Stel de muterende actie van declaratie registreren in als enige vervolgactie.
   
3. Zorg ervoor dat de muterende actie conditioneel (Zonder rechten) wordt afgehandeld.
   
4. Stel de workflow status naar wens in.
   
4. Publiceer de workflow.

Profiel aanmaken

1. Ga naar AFAS en navigeer naar profielen.
   
2. Maak twee nieuwe aanmaak profielen aan en koppel gemaakte workflow aan beide profielen.
   
1. 1 voor de reiskosten declaratie
   
2. 1 voor de onkosten declaratie
   
3. Zorg ervoor dat jouw weergave het volgnummer van het profiel weergeeft. Dit volgnummer is nodig om het profiel te koppelen in de OrangeCubes applicatie.
   

Stap 6: Vervoersmiddelen instellen

Zie https://youtu.be/WFlVEVDEDO0 voor een video over het instellen van vervoersmiddelen.

1. In het OrangeCubes beheer portaal, ga naar instellingen en het tabblad declaraties.
   
2. Klik op vervoersmiddelen.
   
3. Klik op de knop importeer vriendelijkere namen. Hiermee worden standaard vriendelijkere namen ingevuld. 
   
4. Pas eventueel een naam aan door op de regel te klikken. Ook is het mogelijk om een type vervoersmiddel niet zichtbaar te maken voor gebruikers..

Stap 7: Onkosten instellen

Zie https://youtu.be/YLDx7aGxKlk voor een video over het instellen van reisdeclaraties.

Zie https://youtu.be/TTZYQBD31R0 voor een video over het instellen van onkostendeclaraties.

Zie https://youtu.be/egt0aTGqZVg voor een video over het instellen van openbaar vervoer i.c.m. de Wet Werkgebonden Personenmobiliteit.

Zie https://youtu.be/uLJieirDHDw voor een video voor het instellen van woon-werk.

Zie https://youtu.be/gtVkot6mcL4 voor een video over woon-werk corrigeren op de dienstreis.

1. In het OrangeCubes beheer portaal, ga naar instellingen en het tabblad declaraties.
   
2. Klik op onkosten
   
3. Zoek een gewenst onkostensoort op, bijvoorbeeld 'Dienstreis', klik op de regel
   
4. Voor reizen zet je 'Beschikbaar voor reis boeken' aan en vul je het juiste reiskosten declaratieprofiel in. Voor onkosten zet je beschikbaar voor onkosten aan en vul je het juiste declaratieprofiel in. Hiermee is de declaratie ingesteld om te boeken. De overige instellingen zijn verder toegelicht op de hulppagina voor reiskosten die hier te vinden is.
   

Stap 8: Loonmutatie instellen

Zie https://youtu.be/eIc4dTw9Ni4 voor een video over het instellen van loonmutaties.

1. In het OrangeCubes beheer portaal, ga naar de instellingen
   
2. Activeer de optie loonmutaties en klik op opslaan.
3. Ga naar het tabblad loonmutatie.
   
4. Klik op nieuw
   
5. Geef een omschrijving en pas de nodige instellingen aan. Geef vervolgens onderaan het scherm per CAO aan welk looncomponent gekoppeld moet worden.
   

Stap 9: Snelboeken instellen

Zie https://youtu.be/DMqX4geLfug voor een video over het instellen van snelboeken.

1. In het OrangeCubes beheerportaal, ga naar de instellingen.
   
2. Activeer de optie snelboeken en optioneel het maandoverzicht.
   
3. Ga vervolgens naar het tabblad snelboeken.
   
4. Klik op nieuw om een nieuwe snelboekoptie aan te maken.
   
5. Vul de nodige instellingen in en sla deze op.
   
6. Koppel de snelboekoptie vervolgens in het tabblad snelboekingen. Het is mogelijk om maximaal 5 snelboek opties te gebruiken.
   
7. Sla de wijzigingen op met de knop opslaan.

Stap 10: Applicatie als iFrame integreren in AFAS

Zie https://youtu.be/yoAs1h9JUvU voor een video over het instellen van de iFrame.

1. Ga in AFAS naar Algemeen > In & OutSite > Type pagina.
   
2. Maak een nieuwe type integratie aan, vul het veld omschrijving en omschrijving meervoud met 'OrangeCubes - Dagboek'.
   
3. Sla de publieke en geheime sleutel op, deze heb je nodig in de volgende stappen.
   
4. Ga vervolgens naar de gewenste InSite via Algemeen > In & Outsite > Site en activeer het type pagina OrangeCubes - Dagboek.
   
5. In het OrangeCubes beheerportaal, ga naar de instellingen en klik op het tabblad AFAS.
   
6. In het tabblad AFAS, open de iFrame instellingen en plak de publieke en geheime sleutel in de velden. Voeg vervolgens de url van jouw Insite toe zodat deze toegestaan wordt om verbinding te maken.
   
7. Voeg nu drie pagina's toe op InSite met de volgende integratie links:
   
1. https://dagboek.orangecubes.nl/rest/afas/v1/iframe/employee
   
2. https://dagboek.orangecubes.nl/rest/afas/v1/iframe/manager
   
3. https://dagboek.orangecubes.nl/rest/afas/v1/iframe/hr
   

1. Ga naar: InSite.
2. Klik op: Sitebeheer.
3. Klik op: Nieuw / Pagina.
4. Selecteer het type pagina.
5. Vul de omschrijving in.
6. Klik op: Volgende.
   

   Vul de URL in van de externe pagina waarvan je content wilt tonen in de iFrame.

   Gebruik een volledige URL zoals deze

   1. https://dagboek.orangecubes.nl/rest/afas/v1/iframe/employee
      
   2. https://dagboek.orangecubes.nl/rest/afas/v1/iframe/manager
      
   3. https://dagboek.orangecubes.nl/rest/afas/v1/iframe/hr

   Het protocol (bijvoorbeeld http://) moet overeenkomen met de externe pagina die je aanroept.

7. Voltooi de wizard.
8. Klik op: Concept publiceren.

Stap 11: Gebruikersbeheer en SSO

Zie https://youtu.be/QTAexJbl2no voor een video over het instellen van SSO

Neem voor deze stap contact op met support@orangecubes.nl, wij zullen je dan verder helpen.