Dagboek applicatie - Reis declaraties

Dagboek applicatie - Reis declaraties

In de dagboek applicatie is het mogelijk om kostensoorten in te stellen die als reizen geboekt kunnen worden. Op deze pagina worden de diverse instellingen van dit soort toegelicht. Deze instellingen zijn te wijzigen als beheerder via Instellingen --> Declaraties --> Klik op een onkostensoort. Klik onderaan op de knop opslaan om wijzigingen op te slaan.

Instellingen voor reis boekingen

  1. Beschikbaar voor reis boeken
    1. Wanneer dit aanstaat is het mogelijk voor gebruikers om deze onkostensoort als reis te boeken.
  2. Instuurprofiel AFAS
    1. Het aanmaak profiel wat wordt gebruikt bij het insturen van de declaratie naar AFAS. Via de instellingen van dit profiel zorgen we ervoor dat de workflow automatisch goedkeuren of een andere workflow wordt aangestuurd.
  3. Standaard waarde voor veld 'Totaal bedrag (CoAm)' in AFAS
    1. Deze standaard waarde zal gevuld worden op het veld totaal bedrag in AFAS. Gebruik dit alleen als het noodzakelijk is voor jouw payroll component. Dit kan gebruikt worden om bijvoorbeeld min en max toe te passen i.c.m. het insturen van losse woon-werk reizen.
  4. Validatie Kostensoort en loonmutatie
    1. Via deze instelling beperk je het boeken van deze kostensoort en andere loonmutaties op dezelfde dag. Wanneer deze instelling aanstaat moet ook op de loonmutatie aanstaan of dit van toepassing is. Bijvoorbeeld handig om de combinatie thuiswerken en woon-werk reizen te blokkeren.
  5. Kostenplaats apart kunnen boeken
    1. Via deze instelling maak je het mogelijk dat medewerkers een afwijkende kostenplaats kunnen kiezen.
  6. Voorkeurswaarde kostenplaats
    1. Via deze instelling kun je een voorkeurswaarde voor de kostenplaats instellen.
  7. Kostendrager apart kunnen boeken
    1. Via deze instelling maak je het mogelijk dat medewerkers een afwijkende kostendrager kunnen kiezen.
  8. Project apart kunnen boeken
    1. Via deze instelling kun je een voorkeurswaarde voor een project instellen.
  9. Voorkeurswaarde project
    1. Via deze instelling maak je het mogelijk dat medewerkers een afwijkend project kunnen kiezen.
  10. Vervoersmiddel apart kunnen boeken
    1. Via deze instelling maak je het mogelijk dat medewerkers een vervoersmiddel kunnen kiezen.
  11. Selecteerbare vervoersmiddelen
    1. Via deze instelling wordt er een voorkeurswaarde voor het vervoersmiddel ingevuld.
  12. Vervoersmiddel voorkeurswaarde
    1. Via deze instelling maak je het mogelijk dat openbaar vervoer als voorkeurswaarde ingesteld kan worden voor een declaratie m.b.t. openbaarvervoer. Dit is nodig voor een correctie registratie voor de wet werkgebonden personenmobiliteit in AFAS.
  13. Beoordeling
    1. Via deze instelling geef je aan hoe de boeking beoordeeld moet worden.
  14. Via voorschot uitbetalen
    1. Via deze instelling maak je het mogelijk dat deze declaratie altijd als voorschot wordt uitbetaald. Dit veld is vervolgens niet aan te passen door medewerkers, wanneer deze instelling aanstaat zal het dus altijd via voorschot uitbetalen worden ingestuurd.
  15. Hulp tekst tonen
    1. Via deze instelling is het mogelijk om een eigen tekst toe te voegen als additionele toelichting op de pagina. Gebruik dit om bijvoorbeeld jouw eigen regelingen extra toe te lichten.
  16. Afronding kilometers
    1. Bepaal hoe de berekende kilometers in de dagboek applicatie moeten worden afgerond met de volgende opties:
      1.  Round (Afgerond op aantal decimalen)
      2.  Ceil (Afgerond tot heel getal naar boven
      3.  Floor (Afgerond naar heel getal naar beneden
  17. Handmatige kilometers corrigeren toestaan
    1. Activeert de functionaliteit zodat medewerkers handmatig het aantal km's kan invullen. Hierbij is het verplicht om een reden toe te voegen waarom.
  18. Berekende afstand tonen
    1. Via deze instelling kan de berekende afstand uit de google directions wel/niet worden getoond.
  19. Kaart tonen
    1. Via de instelling kan de kaart wel/niet worden getoond.
  20. Woon-werk logica
    1. Via deze instelling zijn er diverse woon-werk logica's in te stellen. De werking hiervan is hieronder uitgebreid toegelicht.
Woon-werk logica
De dagboek applicatie biedt manieren aan om automatisch woon-werk te herkennen, te corrigeren en als dusdanig naar AFAS in te sturen. Hiervoor zijn er drie opties:
  1. Geen woon-werk logica toepassen (Er wordt geen woon-werk logica toegepast)
  2. Is woon-werk rit (Deze onkosten is bedoeld voor het registreren van woon-werk ritten)
  3. Woon-werk correctie toepassen (Op deze onkosten moet een correctie worden gedaan van woon-werk)

Afhankelijk van deze instellingen zijn er vervolg instellingen:

Manier van bepalen woon-werk
Met deze instelling kun je aangeven hoe het systeem weet dat er een woon-werk correctie of afstand is gemaakt. hiervoor zijn de volgende opties:
  1. Handmatig - De gebruiker geeft zelf aan of er wel of niet woon-werk is gereden waardoor er een afstand gecorrigeerd wordt op de reis. Dit kan gebruikt worden indien een organisatie vaste vergoedingen voor woon-werk heeft. Dit werkt alleen wanneer de afstand woon-werk uit een looncomponent wordt opgehaald.
  2. Automatische Detectie - Het systeem kijkt of de medewerker een thuis en standplaats heeft gekozen, op basis van deze keuze's wordt er woon-werk voor heen en terug berekent. Het thuis adres wordt bepaald a.d.h.v. het thuisadres van AFAS, de standplaats kan vanuit AFAS worden opgehaald met een vrij veld op de functieregel of door zelf een lijst me standplaatsen te definiëren per werkgever.
  3. Thuis start einde - zolang een medewerker het thuisadres als vertrekpunt en eindbestemming heeft zal het systeem dit als woon-werk zien ongeacht de bestemming waar men naar toe of vanaf reist.
  4. Start einde - De eerste en de laatste reis op een dag wordt gezien als woon-werk.

Bepaling afstand woon-werk
De afstand van woon-werk kan op verschillende manieren tot stand komen.
  1. Berekenen tussen afstand - Hierbij rekent het systeem via de Google API de kilometers van het woon-werk uit
  2. Looncomponent - Hiermee wordt de afstand gebruikt vanuit het looncomponent uit AFAS. De afstand uit het looncomponent wordt gezien als een enkele reis. 


Verwerking correctie woon-werk
Met deze instelling bepaal je wat er moet gebeuren wanneer woon-werk gecorrigeerd wordt op een reis.
 
  1. Niet updaten, alleen corrigeren - De afstand zal alleen van de reis worden afgehaald.
  2. Aparte declaratie aanmaken - Na goedkeuring van de declaratie zal er een aparte declaratie worden aangemaakt in AFAS voor woon-werk. De heen en terugreis worden beide als losse declaratie aangemaakt.

Instellingen bij handmatige correctie
Wanneer er gekozen is voor een handmatige correctie zijn er twee additionele instellingen.

  1. Invoer woon-werk correctie - Dit geeft aan hoe men de invoer woon-werk correctie kan ingeven. Het is mogelijk om per enkele reis te kiezen of alleen retour.
  2. Standaard waarde en validatie
    1. Geen standaard waarde, geen validatie
      1. Er wordt geen standaard waarde ingevuld, er hoeft geen reden ingegeven te worden wanneer er een correctie gekozen is.
    2. Geen standaard waarde, wel validatie
      1. Er wordt geen standaard waarde ingevuld, er moet wel reden ingegeven te worden wanneer er een correctie gekozen is.
    3. Standaard retour, geen validatie
      1. Er wordt standaard retour als waarde ingevuld, er hoeft geen reden ingegeven te worden wanneer deze uitgezet wordt.
    4. Standaard retour, wel validatie
      1. Er wordt standaard retour als waarde ingevuld, er moet wel een reden ingegeven worden wanneer deze uitgezet wordt.




Zichtbaar maken reizen boeken

Om reizen beschikbaar te maken om te boeken dient de reis declaraties aan te staan in de instellingen. Alle geactiveerde reizen kunnen dan geboekt worden door medewerkers.





Medewerkers kunnen na het instellen van de reizen en het zichtbaar maken van de optie registreren via het weekoverzicht. Door in het weekoverzicht te klikken op de knop Reis boekenkunnen de kosten geboekt worden. Na het insturen zal het beoordelingsproces starten. De declaratie is aan te passen mits deze nog niet goedgekeurd is.




    • Related Articles

    • Inloggen in de dagboek applicatie (authenticatie)

      De applicatie biedt twee manieren om te authenticeren: Via InSite met een iFrame Via Single Sign-On (SSO) Inloggen via iFrame (InSite/OutSite) De applicatie kan geïntegreerd worden in AFAS InSite of OutSite door middel van een iFrame. Dit betekent ...

    • Dagboek applicatie - Onkosten declaraties

      In de dagboek applicatie is het mogelijk om kostensoorten in te stellen die als onkosten geboekt kunnen worden. Op deze pagina worden de diverse instellingen van dit soort toegelicht. Deze instellingen zijn te wijzigen als beheerder via Instellingen ...

    • Autorisatie

      In dit artikel is de autorisatie van de dagboek applicatie uitgelegd. Autorisatie De dagboek applicatie kent de volgende gebruikersrollen: Medewerker Leidinggevende HR Beheerder Medewerker Elke gebruiker krijgt de rol medewerker, met deze rol krijgt ...

    • Implementatie Dagboek applicatie

      In deze handleiding wordt toegelicht hoe je de dagboek applicatie kan implementeren boven jouw AFAS omgeving. Dit is mogelijk wanneer je van OrangeCubes toegang hebt gekregen tot een eigen Tenant. Word je geholpen door ons of door een ...

    • Werking integratie declaraties naar AFAS

      In dit artikel lichten we de integratie naar AFAS toe voor declaraties, woon-werk en loonmutaties. Met deze integratie zorg je ervoor dat jouw looninrichting optimaal is ingericht. Integraties naar AFAS Voor het insturen van declaraties naar AFAS ...