Onkosten instellingen

Onkosten instellingen

In de OrangeCubes applicatie is het mogelijk om kostensoorten in te stellen die als reiskosten of onkosten geboekt kunnen worden. Op deze pagina worden de diverse instellingen van dit soort toegelicht.

Algemene instellingen

Beschikbaar voor reis boeken
Wanneer dit aanstaat is het mogelijk voor gebruikers om deze onkostensoort als type reis te boeken
Beschikbaar voor onkosten boeken
Wanneer dit aanstaat is het mogelijk voor gebruikers om deze onkostensoort als onkosten te boeken.
Instuurprofiel AFAS
Het aanmaak profiel wat wordt gebruikt bij het insturen van de declaratie naar AFAS. Via de instellingen van dit profiel zorgen we ervoor dat de workflow automatisch goedkeuren of een andere workflow wordt aangestuurd.
Manier van aanmaken declaratie
De manier waarop een declaratie in AFAS wordt aangemaakt. Ons advies is om deze ALTIJD op Medewerker declaratie te laten staan zodat je aansluit bij de standaard van AFAS.
Kostenplaats
Via deze instelling maak je het mogelijk dat medewerkers een afwijkende kostenplaats kunnen kiezen.
Kostendrager
Via deze instelling maak je het mogelijk dat medewerkers een afwijkende kostendrager kunnen kiezen.
Beoordeling
Via deze instelling geef je aan hoe de boeking beoordeeld moet worden.


Instellingen voor reiskosten

Woon-werk logica
Via deze instelling zijn er diverse woon-werk logica's in te stellen. De werking hiervan is uitgebreid toegelicht in dit artikel.

Woon-werk logica toepassen
  1. Geen woon-werk logica toepassen
  2. Is woon-werk rit (Deze onkosten is bedoeld voor het registreren van woon-werk ritten)
  3. Woon-werk correctie toepassen (Op deze onkosten moet een correctie worden gedaan van woon-werk)
Afhankelijk van deze instellingen zijn er vervolg instellingen:

Manier van bepalen woon-werk
Met deze instelling kun je aangeven hoe het systeem weet dat er een woon-werk correctie of afstand is gemaakt.
  1. Handmatig
    1. De gebruiker geeft zelf aan of er wel of niet woon-werk is gereden. Dit werkt alleen voor woon-werk correcties.
  2. Automatische Detectie (Het systeem kijkt of de medewerker een thuis en standplaats heeft gekozen, op basis van deze keuze's wordt er woon-werk voor heen en terug berekent.
  3. Thuis start einde
    1. Heen reis - Van thuis naar de eerste bestemming
    2. Terug - Van de 1 na laatste bestemming terug naar huis
Bepaling afstand woon-werk
Met deze instelling bepaal je hoe de afstand voor woon-werk wordt berekent.

  1. Berekenen tussen afstand
    1. Hierbij rekent het systeem via de Google API de kilometers van het woon-werk uit.
  2. Looncomponent
    1. Hiermee wordt de afstand gebruikt vanuit het looncomponent uit AFAS. De afstand uit het looncomponent wordt gezien als een enkele reis.

Verwerking correctie woon-werk
Met deze instelling bepaal je wat er moet gebeuren bij een correctie

  1. Niet updaten, alleen corrigeren
    1. De afstand zal alleen van de reis worden afgehaald.
  2. Aparte declaratie aanmaken
    1. Na goedkeuring van de declaratie zal er een aparte declaratie worden aangemaakt in AFAS voor woon-werk.

Instellingen bij handmatige correctie
Wanneer er gekozen is voor een handmatige correctie zijn er twee additionele instellingen.

Invoer woon-werk correctie
Dit geeft aan hoe men de invoer woon-werk correctie kan ingeven. Het is mogelijk om per enkele reis te kiezen of alleen retour.

Standaard waarde en validatie
  1. Geen standaard waarde, geen validatie
    1. Er wordt geen standaard waarde ingevuld, er hoeft geen reden ingegeven te worden wanneer er een correctie gekozen is.
  2. Geen standaard waarde, wel validatie
    1. Er wordt geen standaard waarde ingevuld, er moet wel reden ingegeven te worden wanneer er een correctie gekozen is.
  3. Standaard retour, geen validatie
    1. Er wordt standaard retour als waarde ingevuld, er hoeft geen reden ingegeven te worden wanneer deze uitgezet wordt.
  4. Standaard retour, wel validatie
    1. Er wordt standaard retour als waarde ingevuld, er moet wel een reden ingegeven worden wanneer deze uitgezet wordt.


Afronding kilometers
Bepaal hoe de berekende kilometers moeten worden afgerond met de volgende opties:
 - Round (Afgerond op aantal decimalen)
 - Ceil (Afgerond tot heel getal naar boven
 - Floor (Afgerond naar heel getal naar beneden
Handmatige kilometers corrigeren toestaan
Activeert de functionaliteit zodat medewerkers handmatig het aantal km's kan invullen. Hierbij is het verplicht om een reden toe te voegen waarom.

Instellingen voor onkosten

Via voorschot uitbetalen
Via deze instelling maak je het mogelijk dat deze declaratie altijd als voorschot wordt uitbetaald. Dit veld is vervolgens niet aan te passen door medewerkers, wanneer deze instelling aanstaat zal het dus altijd via voorschot uitbetalen worden ingestuurd.
Standaard vervoersmiddel voor automatisch invullen
Via dit veld wordt er voor een onkostendeclaratie automatisch een vervoersmiddel ingevuld. Dit is handig bij bijvoorbeeld kosten openbaar vervoer, dan worden deze kosten voor de Wet Werkgebonden Personenmobiliteit goed meegenomen.
Toon veld vervoersmiddel (Deze instellingen gaan we verwijderen)
Als deze instelling aan staat wordt het veld vervoersmiddel wel getoond en kan de medewerker dit eventueel aanpassen.





    • Related Articles

    • V1.5.4 - Release - dagboek oplossing voor Declareren en loonmutaties

      Deze versie is uitgebracht op 21-11-2024 Nieuwe functionaliteiten: Implementatie vereenvoudigd: We kunnen nu eenvoudig wisselen van AFAS productie omgeving naar test en vice versa, zonder dat we de instellingen hoeven te veranderen. Uitgebreidere ...

    • Implementatie dagboekoplossing

      Met deze handleiding kun je zelf de dagboek applicatie implementeren boven jouw AFAS omgeving. Dit is mogelijk wanneer je van OrangeCubes toegang hebt gekregen tot een eigen Tenant. Configureren dagboek oplossing boven jouw AFAS omgeving Stap 1: App ...

    • Werking integratie declaraties naar AFAS

      In dit artikel lichten we de integratie naar AFAS toe voor declaraties, woon-werk en loonmutaties. Met deze integratie zorg je ervoor dat jouw looninrichting optimaal is ingericht. Integraties naar AFAS Voor het insturen van declaraties naar AFAS ...

    • Hulpartikel voor communicatie uitrol applicatie

      Onderstaande tekst kun je gebruiken voor de interne communicatie naar medewerkers. In onze ervaring is deze instructie voldoende om de medewerkers wegwijs te maken. De applicatie biedt de volgende feature: De applicatie is beschikbaar via Mijn InSite ...

    • V1.5.2 - Release - dagboek oplossing voor Declareren en loonmutaties

      Deze versie is uitgebracht op 08-11-2024 Nieuwe functionaliteiten: Vooruitmelding bij releases: Gebruikers krijgen nu een melding in de applicatie ter voorbereiding op releases. Zo kunnen zij zich voorbereiden als de applicatie tijdelijk niet ...