Een van de voordelen van de dagboekoplossing is dat het beoordelingsproces efficiënter is voor de beoordelaar. Het nadeel is dat hierdoor geen gebruik wordt gemaakt van de standaard workflow en taken in AFAS InSite.

Met de notificatiefunctionaliteit kun je wekelijks een dossieritem laten insturen in AFAS, zodat gebruikers geïnformeerd worden via een workflow. Dit is mogelijk voor de volgende onderdelen:

• Voor medewerkers: Als er afgekeurde declaraties openstaan.
• Voor leidinggevenden: Als er te beoordelen declaraties openstaan.

Zodra een notificatie actief is, wordt deze elke nacht aangemaakt. Stel je de notificatie in op vrijdag, dan wordt deze aangemaakt op vrijdag tussen 03:00 en 06:00.

Voorbereiding in AFAS

Voor het gebruik van een dossieritem zijn de volgende zaken noodzakelijk:

1. Verantwoordelijke moet aanstaan. Wij vullen de betreffende gebruiker in het veld, zodat de verantwoordelijke een taak krijgt. Hiermee voorkom je dat onnodige signaleringen in het dossier van de medewerker terechtkomen.
2. Workflow dient aanwezig te zijn. Zonder workflow doet de notificatie weinig. Je kunt een workflow opstarten door de juiste kenmerkcombinatie toe te passen. Zorg ervoor dat de taak naar de verantwoordelijke wordt gestuurd.
3. Autorisatie dient ingericht te zijn. Zorg ervoor dat medewerkers toegang hebben tot het dossieritem en de bijbehorende pagina's.
4. Zichtbaarheid in InSite. Zonder zichtbare pagina's is navigatie en autorisatie niet mogelijk.
   
5. Autoriseer de UpdateConnector. Voeg KnSubject (dossieritem toevoegen) toe als updateconnector aan de app connector van de OrangeCubes Dagboek oplossing.

Voor de optimale werking in AFAS adviseren wij:

• Maak een nieuw type dossieritem aan, bijvoorbeeld genaamd Signalering.
• Maak een workflow aan met minimaal de volgende twee onderdelen:
1. Een taak die naar de verantwoordelijke gaat.
2. Een actie om de taak af te handelen.
• Zorg voor ten minste één kenmerkcombinatie met een workflow. Wij adviseren een workflow te maken met een kenmerk Medewerker en een kenmerk Leidinggevende. Zo kun je een andere kenmerkcombinatie gebruiken per flow.
• Maak een profiel per signalering aan. Hiermee kun je het integratieonderdeel van de pagina toevoegen aan de workflowpagina zelf, zodat gebruikers direct de nodige acties kunnen uitvoeren.

Notificatie instellen en activeren

1. Log in via dagboek.orangecubes.nl als beheerder en navigeer naar Instellingen.
2. Ga naar het tabblad Notificaties en klik op Nieuwe notificatie.
3. Stel de volgende zaken in:
• Actief: Dit maakt de notificatie actief.
• Type integratie: Kies AFAS.
• Type dossieritem: Het type dossieritem dat aangemaakt moet worden in AFAS.
• Profiel ID (optioneel): Een aanmaakprofiel dat gebruikt kan worden. Gebruik hiervoor het volgnummer van het profiel.
• Tekst onderwerp dossieritem: De tekst die in het onderwerp van het dossieritem moet worden gevuld.
• Kenmerken: Vul kenmerken in om de gewenste workflow op te starten (indien nodig).
• Signalering voor: Kies voor wie de signalering is.
• Interval: Kies de juiste interval (momenteel ondersteunen we alleen wekelijks).
• Dag: Geef aan op welke dag de taak moet draaien om de notificaties te genereren.
4. Sla de wijzigingen op. Zodra de notificatie actief is, gaat deze direct in werking.

 

Integratie met AFAS testen

De integratie naar AFAS is eenvoudig te testen:

1. Klik op de knop Test integratie in de notificatie-instellingenpagina (te vinden onder Type integratie).
2. Test je instellingen voor een medewerker naar keuze.
3. Wij adviseren om eerst een testnotificatie naar jezelf te sturen. Zo weet je zeker dat de instellingen correct zijn.
4. Bij het testen zie je direct of het gelukt is om een dossieritem aan te maken of dat er fouten zijn. Als de integratie werkt, ontvang je het dossieritemnummer in de vorm van SbId: {Dossieritemnummer}.
   
5. Zoek vervolgens de taak op in AFAS om eventueel de pagina aan te passen.
   
6. Vergeet niet het dossieritem te verwijderen!
   

Wat te doen bij fouten tijdens het automatisch genereren van taken

Het kan voorkomen dat er een fout is ingesteld, waardoor AFAS geen dossieritem kan aanmaken bij het automatisch genereren van notificaties. Deze foutmeldingen verschijnen in het update logboek (te vinden op de homepage voor beheerders).

1. Filter op het update type Notification.
2. Pas de instellingen in AFAS aan en stuur de update opnieuw.
3. Archiveer de fout als deze niet direct kan worden opgelost; de fout wordt binnen enkele dagen verwijderd.