Onderdelen om te testen

1. Gegevens ophalen

Controleer het volgende:

• Worden de juiste medewerkers opgehaald en krijgen zij toegang tot de applicatie?
• Zijn specifieke filters correct ingesteld, zoals het ophalen van woon-werkafstand uit een looncomponent of de standplaats van een medewerker?

2. Bereikbaarheid van de applicatie

Controleer of de volgende pagina’s toegankelijk zijn vanuit InSite, afhankelijk van de toegewezen rollen:

• Medewerkerpagina: voor medewerkers.
• Managerpagina: voor leidinggevenden of anderen die deze rol hebben volgens het organigram.
• HR-pagina: voor personen met een toegewezen HR-rol.
• Is de applicatie bereikbaar via SSO op mobiele apparaten voor medewerkers?

3. Boekingen in de applicatie

Week- en maandoverzicht

• Kunnen de gewenste zaken geboekt worden in het week- en maandoverzicht? Houd rekening met invoergegevens die afhankelijk zijn van de instellingen.

Reistypen

• Zijn alle reistypen te registreren, eventueel via een snelboekoptie?
• (Optioneel) Is het dienstverband selecteerbaar en worden gegevens correct opgehaald?
• Is het juiste vervoersmiddel selecteerbaar, en is de bijbehorende kostensoort correct ingesteld?
• Kunnen ritten worden gepland en automatisch berekend? Controleer of locaties via Google Maps correct worden opgehaald (Google API Key).
• Functioneert de woon-werk-logica zoals verwacht?

Onkosten

• Kunnen alle onkostensoorten worden geregistreerd?
• (Optioneel) Is het dienstverband selecteerbaar en worden gegevens correct opgehaald?

Loonmutaties

• Zijn alle loonmutaties te registreren, eventueel via een snelboekoptie?
• (Optioneel) Is het dienstverband selecteerbaar?
• Wordt het aantal correct ingevuld (standaardwaarde of handmatige invoer door de medewerker)?

Uren

• Kunnen uren worden geregistreerd met de nodige velden, zoals werksoort en project?
• Wordt de uursoort automatisch correct geselecteerd door een ontrafelingsregel, of kan deze handmatig worden aangepast?

Patroonboeken

• Is de functionaliteit geactiveerd, en kunnen alle gewenste zaken worden geregistreerd?
  

4. Beoordelen

Test elk type beoordeling in de applicatie om zeker te weten dat alle instellingen correct zijn:

• Automatische goedkeuring: Controleer of de mutatie direct wordt goedgekeurd.
• Eenmalige goedkeuring:
• Bij één dienstverband: Controleer of de leidinggevende via InSite kan goedkeuren.
• Bij meerdere dienstverbanden: Controleer of de leidinggevende van het gekozen dienstverband kan goedkeuren.
• Goedkeuring door HR: Controleer of personen met een HR-rol de boekingen via InSite kunnen goedkeuren.
• Twee-staps goedkeuring:
• Stap 1: Controleer goedkeuring door de leidinggevende.
• Stap 2: Controleer of HR de mutatie definitief kan goedkeuren.

5. Verwerking in AFAS

Na goedkeuring worden mutaties naar AFAS gestuurd:

• Reizen en onkosten:
• Resulteren in een medewerker declaratie. Controleer of deze in het dossier en de nacalculatie verschijnt.
• Controleer of de workflow automatisch wordt afgehandeld en correct wordt verwerkt in de payroll.
• Controleer of de verwerking in de juiste periode plaatsvindt. Hiervoor zijn twee instellingen mogelijk in de applicatie. De datum van verwerking is de instuurdatum of de datum waarop de declaratie daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Standaard wordt aangehouden dat de datum waarop een reis of onkosten is geboekt ook de periode is waarop de mutatie wordt verwerkt in de payroll en financiële administratie.
• Loonmutaties:
• Controleer of deze correct worden verwerkt in de salarisadministratie.
• Uren:
• Controleer of uren kunnen worden geaccordeerd en gereedgemeld.
• Controleer eventuele integraties met payroll of verlof.

Als mutaties niet zichtbaar zijn in AFAS, raadpleeg het update-logboek via dagboek.orangecubes.nl.

Veelvoorkomende fouten

• Declaratieworkflows worden niet automatisch goedgekeurd door een ontbrekende geldigheidscombinatie. Controleer of bijvoorbeeld een project is gekoppeld aan de onkostensoort of urensoort, afhankelijk van de geldigheidsinstellingen.